Lean Recruitment (Reclutamiento ajustado): Optimiza tus procesos de selección

Hace unos días estuve leyendo una serie de artículos y reflexiones sobre la implantación de procesos de lean manufacturing en cadenas de producción. Rápidamente vino a mi cabeza una segunda reflexión sobre como los principios de este modelo de gestión deberían aplicarse a los procesos de reclutamiento para crear el lean recruitment.

En las cadenas de subministro o en las cadenas de montaje tradicionales, se transforman materias primas en productos finales para el consumo. Cuando hablamos de reclutamiento, nuestra materia prima es entendida como un conjunto de relaciones humanas y datos (reuniones, conferencias, solicitudes de empleo, correos electrónicos, currículums, portafolios…) que acaban traduciéndose en los candidatos que son finalmente presentados a los responsables de selección de las organizaciones.

lean recruitment matrix

¿Qué es el modelo de producción ajustada?

El Lean manufacturing o (modelo de producción ajustada) es un modelo de gestión desarrollado por Toyota durante la primera mitad del siglo pasado y está enfocado a la creación de flujo para poder entregar el máximo valor añadido posible, utilizando los mínimos recursos necesarios.  

Los principios del lean manufacturing son:

  • Calidad perfecta a la primera
  • Minimización del despilfarro
  • Mejora continua
  • Procesos “pull” – solicitados por el cliente final
  • Flexibilidad
  • Construcción y mantenimiento de relaciones a largo plazo

¿Son estos principios aplicables al reclutamiento? El lean recruitment:

Hoy en día el reclutador tiene a su alcance múltiples fuentes de abastecimiento de esta “materia prima”, que van desde el networking y los canales de reclutamiento tradicionales hasta el uso de internet o del Social Media para encontrar candidatos. Este hecho es muy positivo en el sentido que, gracias a internet, es cada vez más fácil conectar y mantener conversaciones con personas que a priori nos costaría mucho tiempo encontrar. Pero, por otro lado, muchas veces hay que ser cauto porque dejarnos llevar por las oportunidades que Internet ofrece puede hacernos perder la dirección adecuada.

Como he comentado anteriormente, el principal objetivo del Lean es el de crear el máximo valor con el menor número de recursos posible. Para ello, hay que eliminar todas aquellas actividades del proceso que no aportan ningún valor añadido al candidato, los empleados o las organizaciones.

De todos los elementos definidos en el modelo lean, en este artículo quiero prestar especial atención al que considero clave para llevar a cabo una estrategia de reclutamiento just-in-time: LOS DESPERDICIOS.

desperdicios

Hay 8 tipos de desperdicio existentes en el modelo lean y que son aplicables al mundo del reclutamiento:

Sobre-producción:

En todo proceso de reclutamiento se tiende a sobreproducir. Debido a que lo queremos es atraer el mayor número de candidatos posibles para posteriormente hacer la selección y entregarla al cliente o a la persona responsable dentro de nuestra organización. La búsqueda proactiva y masiva de candidatos a través de internet o la publicación indiscriminada de ofertas de trabajo puede llevarnos a la sobreproducción. Para ello, es muy importante saber cuáles son los sitios dónde podremos obtener los mejores candidatos desde el primer momento. Con esto no digo que no hay sitio para la prueba – error o para la creatividad. Pero sí que es vital saber dónde no hay que ir porque nuestra experiencia anterior nos ha demostrado que la calidad de lo obtenido no ha sido suficiente. Además, la sobreproducción acaba traduciéndose en el hecho de que muchas organizaciones terminan por no contestar algunas de las solicitudes recibidas u optan por algo peor: enviar un correo electrónico automático.

¿De qué sirven todos los esfuerzos en creación de marca si luego se crean malas experiencias sobre los candidatos?

Espera:

Este es el término aplicado en aquellos períodos de inactividad de un proceso. Esta acción además de no agregar valor a veces resulta en una sobreproducción. En el mundo del reclutamiento, la espera se da cuando el candidato se encuentra estancado durante días, o incluso semanas, en medio de un proceso de selección.

Aunque considerar un proceso de selección como algo estático carecería de sentido, es necesario establecer unos plazos que obliguen a las personas implicadas en estos procesos (reclutadores, candidatos, responsables de selección,…) a finalizarlos o a rediseñar su estrategia en el caso de que no encuentren a las personas adecuadas para sus equipos.


Transporte: 

Este desperdicio se produce cuando se genera un movimiento innecesario de materiales de una operación a otra sin ser requeridos. Aún son demasiadas las compañías empeñadas en llevar a cabo interminables entrevistas personales que requieren que el candidato se desplace hasta sus oficinas. Para ello, el candidato debe solicitar más horas de permiso en su trabajo, desplazarse a otra punta de la ciudad o en algunos casos incluso coger vuelos. En cuanto al reclutador, también deberá dedicar tiempo extra para recibir a las personas entrevistadas, desplazarse a otros edificios de la misma organización… Para las entrevistas realizadas en las primeras fases de un proceso de selección, la tecnología puede resolver el 90% de nuestras necesidades. Hablo de video-llamadas, test on-line y formularios que pueden hacernos ahorrar mucho tiempo.

Es evidente que yo personalmente no contrataría a alguien para mi organización sin conocerla personalmente. Pero para muchos procesos de selección es algo que se puede dejar para una fase más avanzada.


Procesado extra:

Esto ocurre cuando se produce más de lo que el cliente requiere. Atraer personas, revisar currículums y estar en contacto con el candidato puede llegarse a considerar como sobreproducción si estos nunca son finalmente presentados al responsable de selección o al empleador.

Desde el punto de vista del reclutamiento lean, estar en contacto con candidatos que difícilmente vas a presentar ante el responsable de selección de tu organización o ante uno de tus clientes no aporta valor añadido a ninguna de las partes. Hay que ofrecer una buena experiencia al candidato, pero no debe ir más allá de lo estrictamente profesional.


Corrección:

El reclutador, a través de su experiencia, sabe cómo debe presentar la información ya procesada ante el responsable de selección de personal o ante el cliente. Sabe qué preguntas debe hacer, cuáles son los siguientes pasos que el candidato deberá seguir, qué debe preparar para próximas entrevistas y debe entregar al departamento de selección de personal toda la información requerida por el mismo en el tiempo y la forma correctos. De lo contrario tendremos que invertir tiempo en solucionar todos estos errores, generando espera.


Inventario:

En reclutamiento, el inventario es el “listado” de candidatos con el que estás en contacto (candidate pipeline), lo que en clave lean sería tu producto no terminado.

Si como reclutadores estamos en contacto con un grupo de candidatos sin estar en ese momento reclutando para ese grupo específico, se puede considerar que estos pasan a ser producto no terminado. Ya que se invierten unos recursos innecesarios en contactar una serie de personas sin que haya un valor añadido en tal relación.

No hay que confundir el defecto del inventario con el hecho de identificar aquellas personas que por sus habilidades y su experiencia podrían ser candidatos para los roles por los cuales estamos reclutando. Las personas que forman parte del producto no terminado deben ser aquellas que pueden ser buenas candidatas para las organizaciones y posiciones para las que trabajamos y que pueden estar dispuestas a iniciar un proceso de selección si se da la oportunidad adecuada. O aquellas personas que pueden aportarnos otro tipo de valor añadido como leads o referencias personales.


Conocimiento desconectado:

Este defecto existe cuando se tiene una desconexión entre la compañía con sus clientes y/o proveedores. Se da sobre todo entre agencias de reclutamiento, aunque también puede darse en organizaciones con una comunicación interna inadecuada.

Varios reclutadores con los que acostumbro a debatir este tipo de temas comparten el mismo sentimiento: La información que las organizaciones dan a los reclutadores es insuficiente (sobretodo a las agencias que trabajan por contingencia). Muchas veces la información que se dispone en un principio se reduce a la información que hay en las especificaciones del puesto de trabajo y en lo que se puede obtener a través de internet (web, Linkedin y otras redes sociales).

Entonces queda en manos del propio reclutador el investigar sobre cuestiones como la historia de la compañía para la que recluta, los mercados donde opera, los productos que desarrolla, cómo se estructuran sus equipos…  La conocida frase de “si tengo que hacer una reunión con cada agencia que trabajo no daría abasto” debería dejarse de utilizar si se decide optar por externalizar la selección de candidatos.

Sólo obtendremos el mejor talento si los que trabajan con nosotros tienen información perfecta.

Como reclutador o reclutadora, ¿llevas a cabo procesos basados en el lean recruitment? ¿Cómo se traduce todo esto en tu día a día? Si crees que este artículo es interesante, por favor compártelo.

Artículos relacionados:

El reclutador social – Cómo integrar las redes sociales en los procesos de reclutamiento

Fuentes consultadas:

Wikipedia
The Boolean Black Belt-Sourcing

Un pensamiento en “Lean Recruitment (Reclutamiento ajustado): Optimiza tus procesos de selección

  1. Pingback: Cómo integrar correctamente las redes sociales Reclutamiento 2.0

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